L’evoluzione digitale degli studi tecnici prosegue inesorabilmente. I ricordi dei vecchi tecnigrafi si allontano sempre di più. Ma non è passato poi così tanto tempo. Ancora negli anni 90 la loro massa ingombrante riempiva pesantemente gli spazi degli studi di architettura.
Poi è arrivato il CAD sui personal computer e lì è iniziato il processo di digitalizzazione. Il disegno divenne digitale, anche se poi ci pensavano i plotter, ingombranti pure loro, a trasformarli in disegni di carta. Negli studi tecnici scomparve anche l’odore dell’ammoniaca delle eliocopiatrici che appestava l’aria e lo stridio dei lucidi fu sostituito dallo scricchiolio dei pennini del plotter che scorrevano sulla carta trascinata dai rulli del plotter.
Apparvero allora i primi personal computer, che, oltre al CAD, avevano il compito, quasi esclusivo, di sostituire le macchine da scrivere. Piano piano, con i PC si incominciarono a stendere i computi metrici e la contabilità lavori. Iniziò così un processo che ha rivoluzionato il funzionamento degli studi professionali, un processo al passaggio al digitale che non si è più arrestato.
Il CAD è diventato poi GIS, ed ora è BIM, i personal computer sono diventati portatili, server e tablet, la carta è diventata PDF, le pratiche di carta sono diventate digitali, come pure la firma, e le comunicazioni raccomandate RR e i fax si sono trasformate in email, PEC, portali per la presentazione di pratiche comunali.
È cambiato tutto, ma tutto è ancora in evoluzione. E anche i più restii devono arrendersi: la digitalizzazione è ormai la condizione per gestire con successo la professione.
Ma in che modo, nel concreto, il digitale può aiutare nella gestione delle commesse di uno studio tecnico?
In questo articolo vogliamo analizzare proprio questo aspetto: continua a leggere.
Il passo in più verso lo studio tecnico digitale
Ma basta il DWG, il PDF, SPID e la PEC per pensare di aver trasformato lo studio tecnico in digitale?
Decisamente no. Non illudiamoci, non è proprio così.
La transizione al digitale ci obbliga a cambiare il nostro modo di lavorare ed anche il modo di pensare, e se non riusciremo ad attuare questo cambiamento vivremo questa rivoluzione epocale come una costrizione, un laccio, un freno.
Continueremo a rimpiangere la cartellina, il colloquio al bar davanti al caffè con il tecnico comunale, l’incontro in ufficio con il cliente, la chiacchierata con l’idraulico per consegnargli i disegni ed anche il ritrovarsi in studio, tutti i giorni, con i collaboratori. Ma questo mondo, che pure ha dato tante soddisfazioni, non esisterà più ed è inutile e dannoso farci delle illusioni.
Per comprendere meglio che il percorso necessario da compiere per il passaggio al digitale è più impegnativo, poniamo la nostra attenzione su quanto è accaduto sul CAD e domandiamoci perché il CAD, il disegno digitale, non è stato più sufficiente per il nuovo mondo digitale e si è dovuto passare al BIM.
Il motivo è che ci siamo accorti che il digitale permette di gestire non solo il disegno del fabbricato, ma tutte quante le informazioni riferite alla costruzione di un fabbricato. Dal CAD è stato quindi naturale e quasi necessario passare al BIM considerando i benefici che si potevano ottenere da un sistema digitale più avanzato.
Così, come è successo per il CAD, trasformare in PDF i documenti di una commessa di uno studio tecnico non è più sufficiente, ma è necessario pensare ad un sistema digitale che gestisca in digitale tutto quello che avviene in uno studio tecnico.
Come il BIM permette di gestire non solo il disegno, ma tutte le informazioni del fabbricato, è necessario che vengano gestiti in digitale non solo i documenti, ma tutta l’attività dello studio.
Gestire in digitale tutti i processi di uno studio tecnico di architettura
Sappiamo bene che le attività che vengono svolte all’interno di uno studio tecnico sono molteplici: i contatti con i clienti o fornitori o collaboratori, la progettazione architettonica o strutturale, la stesura di relazioni, le pratiche comunali, catastali, sismiche, energetiche, i sopralluoghi, la contabilità, gli appalti con fornitori, i sopralluoghi, le perizie e chi ne ha più ne metta.
Predisporre le lavorazioni di una commessa impone l’organizzazione e la valutazione di tutte queste attività. I tempi, le attività proprie e dei collaboratori, i costi devono essere ben programmati e tenuti sotto controllo per raggiungere gli obiettivi dell’incarico nel miglior modo possibile, in tempi definiti e con i costi tenuti sotto controllo.
Portare in digitale la gestione dello studio significa rendere più razionale l’attività dello studio e questa evoluzione permette un maggior coordinamento del progettista con il committente, i collaboratori, i fornitori, le imprese in modo semplice e funzionale, in modo “smart” come si usa dire.
Le problematiche nella gestione delle commesse dello studio tecnico emerse durante il distanziamento sociale
Le difficoltà organizzative di uno studio non ancora passato ad una completa gestione digitale sono state evidenziate negli ultimi due anni, caratterizzati dalla pandemia e dalle restrizioni, che ci hanno costretto al distanziamento e allo smart working e a modificare il modo di lavorare. Non poter accedere in contemporanea all’ufficio e dover lavorare in solitaria da casa ha messo in luce alcuni i difetti di un sistema poco digitalizzato, evidenziando una serie di problemi. Ad esempio:
- Poca supervisione sul controllo del team tecnico e sull’assegnazione dei compiti individuali
- Difficoltà nel catalogare e conservare i documenti tecnici in modo da renderli accessibili a tutti
- Difficoltà di comunicare con i collaboratori esterni e interni allo studio e con il committente e conseguente difficoltà di condivisione dello stato della commessa
Le criticità rese evidenti dalla pandemia hanno portato ad analizzare altre problematiche nella gestione dell’attività degli studi su cui spesso si sorvolava, ma che la pandemia acuiva:
- Mancanza di un archivio organizzato con i dati dei committenti, dei collaboratori, delle imprese
- Mancanza di un protocollo interno per la gestione dei documenti in entrata e uscita
- Difficoltà di fornire ai collaboratori degli spunti tecnici e architettonici su cui lavorare nelle fasi di progettazione o impostazione di particolari costruttivi
- Mancanza di un’archiviazione dei dati delle commesse concluse con l’organizzazione del materiale relativo
- Difficoltà nel recuperare le versioni degli elaborati prodotti.
- Mancanza di una registrazione precisa delle visite in cantiere e dei sopralluoghi e difficoltà di portarsi appresso gli elaborati necessari.
- Difficoltà nel mantenere nel tempo inalterati gli elaborati e le relazioni oggetto di autorizzazioni della Pubblica Amministrazione.
- Difficoltà nel rendicontare le spese sostenute per singola commessa
Prendiamone adesso in considerazione alcune più nel dettaglio.
Poca supervisione sul controllo del team tecnico e sull’assegnazione dei compiti individuali
Il non poter più avere il controllo diretto sull’operato di tutti i membri del team dello studio ha causato non pochi problemi. Infatti l'assegnazione dei compiti avveniva a voce e, sempre a voce, tutti i colleghi potevano essere avvisati sull’evoluzione della commessa (con tutti i limiti di un sistema del genere). Con la pandemia questa modalità non era più possibile.
Per lunghi mesi, i task di ognuno si sono fatti volanti e pochi chiari, poiché affidati a chiamate frettolose al cellulare e ad e-mail non complete, magari anche difficili da decodificare. Le conseguenze sono facilmente intuibili: sprechi di tempo, dispersione del budget e, in definitiva, una cattiva gestione della commessa e magari perdite economiche.
Difficoltà nel catalogare e conservare i documenti tecnici in modo da renderli accessibili a tutti
Un altro aspetto messo in evidenza dalla necessità del lavoro a distanza è l’accesso ai documenti e la cattiva catalogazione degli stessi.
Spesso, infatti, gli addetti allo studio archiviano documenti importanti e progetti in semplici cartelle del proprio computer senza particolare cura nella scelta del nome da dare ai singoli file per renderli più facilmente riconoscibili e reperibili.
Non c’era certo bisogno della pandemia per intuire i risvolti negativi di una tale modalità operativa. Infatti, tutto fila liscio fino a quando i colleghi sono tutti presenti in studio e il pc di ognuno è facilmente raggiungibile dagli altri e tutti sono a portata di voce per poter passare le informazioni necessarie a recuperare documenti ed elaborati. Il sistema però mostra i suoi limiti quando anche uno solo dei collaboratori non è presente anche solo per un giorno.
E malgrado i rattoppi all’organizzazione dello studio per parare alle difficoltà imposte dalla pandemia, l’evidenza dei risultati mostra che non è stato facile superare i ritardi di tempo e i malcontenti della clientela.
Difficoltà di comunicare con i collaboratori esterni ed interni allo studio e con il committente e conseguente difficoltà di condivisione dello stato della commessa.
Ogni commessa è un susseguirsi di task che, uno dopo l’altro, portano alla realizzazione dell’intero progetto. Quando i professionisti impiegati nell’esecuzione dei lavori sono più di uno, è importante che ci sia massima coordinazione tra gli stessi per far sì che le lavorazioni previste nella commessa siano svolte nei tempi previsti.
Non aver più potuto condividere i singoli step dell’intero processo in ufficio, ha reso molto complicato conoscere in tempo reale quali passaggi erano stati conclusi e quale sarebbe stata la successiva azione da compiere.
Difficile ipotizzare che una commessa possa essere portata a termine senza il supporto di collaboratori esterni allo studio, siano essi imprese o professionisti, per non parlare poi della committenza, che spesso diventa condizionante per alcune scelte e il proseguimento delle lavorazioni.
Il rapporto telefonico o con l’email non sempre è sufficiente per garantire lo scambio di informazioni essenziali per le scelte da compiere. Gli elaborati progettuali e tecnici devono essere trasferiti, corretti, commentati, discussi.
Il “ci vediamo in studio da me” non poteva valere e doveva essere trasformato in “facciamo una call domani mattina, insieme all’impresa. La organizzo io”.
Starch e l’impegno per la digitalizzazione della gestione delle commesse di uno studio tecnico
Il contesto emerso da questa analisi porta alla conclusione che uno studio tecnico, volente o nolente, ha dovuto proseguire sulla strada del digitale e spesso si è ritrovato ad affrontare questo passaggio da solo, senza un supporto informatico assolutamente necessario
C’è da dire che la maggior parte dei professionisti ha capito che passare al digitale è una scelta vincente, ma occorre identificare gli strumenti giusti.
Gli studi tecnici più digitali hanno da poco cominciato ad adottare alcune soluzioni. Ad esempio:
- l’archiviazione di file e documenti inizia a essere svolta su Dropbox o su Google Drive;
- la gestione del flusso di lavoro e dei task viene fatta su Trello o su Asana;
- per la raccolta di spunti e la realizzazione di moodboard si utilizzano le bacheche di Pinterest.
Manca, tuttavia, un software specifico (e italiano) per la gestione delle commesse dello studio tecnico capace di raccogliere in un’unica applicazione tutte queste funzionalità.
Come il fondatore dell’azienda Claudio Beretta ha affermato nella sua intervista, tra le caratteristiche che hanno reso Starch la realtà che è oggi, c’è anche quella di aver mantenuto viva l’anima del professionista, da cui Starch ha preso origine.
Ed è questo input iniziale che ha spinto Starch, nello sviluppare il suo software, a considerare le necessità tanto degli uffici tecnici della Pubblica Amministrazione, che quelle degli studi tecnici di architettura.
Il successo di ArchiWeb o di CPortal360 nasce dalla profonda conoscenza dei problemi concreti di chi si occupa della trasformazione del territorio e questa consapevolezza ci ha spinto a progettare e realizzare un’applicazione che supporti uno studio tecnico nella gestione digitale delle commesse.
Tra poco questa nuovissima e innovativa applicazione verrà rilasciata: intanto ti consigliamo di rimanere aggiornato sulle nostre pagine Facebook e LinkedIn. Per ogni richiesta di informazioni, invece, questi sono i nostri recapiti.