Protocollazione in entrata

Questa videata si apre cliccando sull'icona posta a lato della casella del Protocollo. La videata si attiva solo se è stato predisposto il collegamento con l'applicativo del protocollo.

Questa procedura serve per protocollare direttamente collegandosi all’applicativo utilizzato dall’ufficio protocollo. L’utilizzo della procedura è condizionato dal sistema di protocollazione e registrazione della pratica che il Comune decide di attivare. Le funzioni previste quindi dipendono prevalentemente dai servizi che il software del protocollo mette a disposizione.

Oggetto di protocollazione

L’oggetto della protocollazione può essere standardizzato nella forma e può utilizzare dei campi predefiniti. La dicitura standard di protocollazione che si vuole utilizzare può essere archiviata in un template che, richiamato, permette l’autocompilazione dell’oggetto del protocollo. All’apertura della maschera viene rappresentato l’oggetto utilizzando l’ultimo template archiviato. L’oggetto può essere modificato per ogni pratica e il contenuto nuovo dell’oggetto può essere archiviato come template per i successivi.

Cliccando su ‘Visualizza struttura dei campi predefiniti’ si passa dalla visione del nome dei campi alla visione del contenuto degli stessi campi.

Visualizza il nome dei campi

L'oggetto del protocollo nasce da una composizione di testo e variabili chiamati 'campi predefiniti'. Il testo standard dell'oggetto del protocollo può essere visto nella forma esplicita o nella forma con il nome delle variabili flaggando questa casella.

Questo è quanto si vede senza il flag.

Questo invece con il flag.

Aggiungi campo predefinito

Nella composizione dell’oggetto possono essere utilizzate delle variabili definiti come ‘Campi Predefiniti’. Questi campi si scelgono da una tabella a discesa. I campi vengono inseriti nel testo con la loro sigla. Con il click sulla casellina soprastante si passa alla visione del contenuto dei campi.

Con l’utilizzo dei campi predefiniti la composizione dell’oggetto risulta automatica.

Salva template

Una volta che si è composto l'oggetto del protocollo con le variabili, questo può essere archiviato come template. Protocollando successivamente l'oggetto sarà predisposto con il template salvato. Se si dovesse cambiare manualmente l'oggetto del protocollo per un caso specifico, non salvando la variazione nel template, i successivi protocolli rimarranno nella forma originaria salvata nel template.

Soggetti mittenti

Qui si caricano i dati dei soggetti mittenti. Il caricamento avviene cliccando ‘Aggiungi’, che aprirà il form per il caricamento delle anagrafiche. La conferma sul form dell’anagrafica porterà i dati del record scelto all’interno della tabella dei soggetti mittenti.

Uffici destinatari

Normalmente è lo stesso ufficio protocollante

Documenti da protocollare

Cliccando su ‘Aggiungi’ si apre un form per la scelta dei documenti da allegare. I documenti possono essere individuati sfogliando le risorse del sistema o anche trascinandoli nell’apposito spazio.