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Gestione dei documenti

PREMESSE IMPORTANTI DA LEGGERE ASSOLUTAMENTE PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI

DOWLOAD E UPLOAD

Bisogna sempre tener presente che quando si crea un documento con una procedura web il documento viene creato sul server web, non sulla propria postazione, quindi è necessario eseguire un download per poter gestire quel file, cioè bisogna prendere il file dal server e portarlo sulla propria postazione se si vuole vedere o correggere.

Dopo averlo corretto o modificato, il file corretto non è sul server, sul server è rimasto il file originario, quindi bisogna eseguire un Upload, cioè prendere il file corretto sulla nostra postazione e trasferirlo sul server. Senza questa operazione il file sul sistema non risulterà modificato, perchè la modifica riguarderà esclusivamente la copia che noi abbiamo sulla nostra postazione.

Operativamente quindi occorre portare il file sulla proprio PC, lavorarlo, e rimetterlo sul server.

Per aiutare l'operatore in questa operazione, a non dimenticarsi di rimettere sul server la versione aggiornata del file modifocato, abbiamo dotato MS Word e Open Office di un PLUGIN, di un pezzo di software aggiuntivo che aggiunge alla loro barra originale dei comandi una icona nuova che permette di salvare il file modificato direttamente sul server, quindi evita di fare manualmente l'upload del file modificato. Bisogna però ricordarsi di utilizzare quell'icona e non il 'salva' normale, che salverebbe sul locale.

VERSIONIG

Il versioning ( controllo versione ), in informatica, è la gestione di versioni multiple di un insieme di informazioni. La gestione dei documenti di ArchiWeb è dotata di versioning.

Facciamo un esempio per capire meglio. Un istruttore stende una richiesta di aggiornamento per una pratica edilizia. La sottopone al suo responsabile, che aggiunge una frase perchè lo ritiene opportuno e decide di sottoporre il testo al suo dirigente per la firma, il quale però, decide di andare a citare una normativa all'interno del testo.

Archiweb registra tutte e tre le versioni, per cui sarà sempre possibile ricostruire l'evoluzione di un documento e risalire alle modifiche apportate da ogni funzionario.

Le regole che si sono seguite per il versioning sono semplici:

Ogni utente può operare su un documento da lui prodotto quante volte vuole senza che la versione del documento non cambi.
Se un altro utente tocca quel documento, automaticamente fa nascere una nuova versione.
Quando un utente fissa un documento in un pdf, dal momento che apre il documento word di partenza del pdf, anche se è lui stesso che lo ha creato, fa nascere una nuova versione.
Di ogni versione viene registrato l'autore e i tempi di creazione.

Versione

Cliccando vengono mostrate le revisioni del documento. Se non appare nulla nel riquadro vuol dire che il documento non ha revisioni, cioè è l'unico.

Con la freccia posta sul lato destro si scarica il documento sul proprio computer. Nella prima colonna appare l'ora e il giorno in cui è stato eseguito l'upload, mentre nella seconda colonna appare l'autore della versione del documento. Le versioni fissate non possono essere modificate. Se se ne vuole modificare una si può scaricarla, modificarla e rimetterla sul server, ma automaticamente sarà creata una nuova versione.

Nome del documento

Nome del documento.

Crea il pdf

Con questa icona il documento viene trasformato in pdf. Il file PDF costituisce una nuova versione e viene aggiunto alla lista delle versioni. Utilizzando il solito tasto di download il file può essere scaricato sul proprio computer. Normalmente questo va eseguito per apporre la firma. Una volta apposta la firma il file .p7m dovrà essere rimesso sul server e costituirà una nuova versione.

ATTENZIONE: Il sistema controlla che il file p7m sia lo stesso dell'ultimo pdf formato e aggiunto al versioning. Cioè non è consentito firmare un pdf che non figura nel versioning. Praticamente risulta difficile scaricare un doc, modificarlo sul proprio computer, comporre un pdf, firmarlo e aggiungerlo al server senza aver aggiunto anche il pdf prima della firma.

Upload del documento

Rimette il documento sul server creando una nuova versione, a meno che sia un documento in fase di elaborazione dello stesso utente. Un utente può creare un documento, metterlo sul server, scaricarlo e modificarlo più volte senza che si cambi versione, finchè è sempre lo stesso utente a farlo e finchè non lo trasformi in PDF.

Download del documento

Scarica il documento dal server.

In dipendenza dal browse utilizzato si avranno messaggi differenti.

Chrome apre una piccola finestra di download in basso sulla sinistra

Firefox apre una finestra al centro della videata.

Internet Explorer apre una banda sul fondo della pagina.

Il salvataggio del file avverrà nella cartella indicata in ogni browser per il download.

ATTENZIONE: il file deve essere salvato (con Salva) e non solo aperto. Alcuni Browser, se si apre il file senza salvarlo, lo posizionano in una cartella in sola lettura, per cui diventa impossibile salvarlo modificato.

ATTENZIONE Prima si Salva poi si Apre

Il documento potrà essere modificato come si vuole. L'importante però, al momento del salvataggio, è di utilizzare questa icona

della barra dei comandi e non quella standard per salvare , cioè NON USARE QUESTA . Queste sono le posizioni nel menu di word.

Elimina il documento

L'eliminazione dei documenti apre un form interlocutorio che ostra tutte le revisioni fatte al documento.

L'eliminazione può essere fatta documento per documento, partendo sempre dall'ultimo, che appare in rosso, oppure si può procedere ad un'eliminazione di tutto quanto.