Presentazione ArchiWeb
La Starch opera ormai da più di trent’anni, dal 1985, al fianco degli uffici tecnici comunali. L’esperienza maturata nel corso di questo lungo periodo e i suggerimenti raccolti da migliaia di tecnici che quotidianamente utilizzano i nostri prodotti, ci ha portati alla realizzazione di ArchiWeb, un software appositamente studiato per una gestione ottimale e completa delle pratiche edilizie, finalizzato a incrementare la produttività dell’Ufficio Tecnico comunale, renderlo più efficiente ed efficace, adeguando l’operatività alle nuove esigenze derivate, oltre che dall’applicazione delle norme urbanistiche nazionali, regionali e comunali, anche ai dettami imposti dalla normativa CAD per il passaggio ad una Amministrazione Pubblica completamente digitale.
ArchiWeb è un software scritto utilizzando strumenti di sviluppo di ultima generazione e sfruttando le più nuove tecnologie. Il software è completamente rinnovato, rispetto alla versione precedente, sia nell’aspetto grafico che da un punto di vista funzionale.
Le caratteristiche e la completezza e puntualità del controllo di una pratica edilizia, già presenti e collaudate in trenta anni di utilizzo nelle versioni precedenti di Archi 7, di Archi 5 e di Archi 123 sono state mantenute nella versione Web, ma, in questa ultima versione, si è cambiato il centro di riferimento del software: non è più la singola pratica, ma l’intero ufficio.
Con Archiweb non si accede primariamente ad una pratica, ma ogni utilizzatore accede alla sua scrivania di lavoro, in cui sono posizionate le pratiche di sua competenza. Dalla scrivania l’utilizzatore avrà le indicazioni per organizzare il proprio lavoro in base ai tempi e alle criticità delle pratiche a lui affidate.
Il passaggio storico delle pratiche dalla carta al digitale impone un modo nuovo di gestione, non più basato su pratiche fisiche appoggiate sulle scrivanie che si spostano da un ufficio all’altro fisicamente, ma su un controllo digitale del processo della pratica e di una suo movimento da una scrivania virtuale ad un’altra.
ArchiWeb non è più basato sui tradizionali menu, ma implementa il concetto di workflow, dei flussi di lavoro e quindi, calandoci nell’ambito della Pubblica Amministrazione, di gestione dei processi degli iter burocratici.
Questo rende più semplice l’istruttoria delle pratiche edilizie proprio perché permette all’istruttore di avere sotto controllo la sua attività, al responsabile avere il controllo dei tempi e dello svolgimento delle pratiche a lui assegnate, al dirigente di avere costantemente il quadro completo dell’andamento, funzionalità e operatività delle Unità operative a lui assegnate.
L’immediata visione dei passaggi burocratici già compiuti, quelli in atto e quelli ancora da compiere, per ogni pratica, per ogni istruttore, per ogni responsabile, permette un controllo puntuale dell’attività dell’Ufficio Tecnico Comunale.
L’iter è rappresentato da una struttura grafica, la cui interpretazione risulta facile ed intuitiva grazie all’utilizzo di elementi visivi che indicano lo stato dei processi evidenziando eventuali ritardi o scadenze dei processi.
Archiweb ha all’interno un proprio modulo software per la gestione di workflow, sviluppato da Starch, senza appoggiarsi quindi a soluzioni già esistenti e generiche e, per questo, difficilmente calabili nella particolare realtà della Pubblica Amministrazione.
Il risultato di questo sforzo di produzione è una gestione degli iter procedurali semplice, efficace ed efficiente proprio perché pensata e creata per un particolare e specifico settore: l’ufficio tecnico comunale.
Ma Archiweb non è stato pensato per gestire esclusivamente processi all’interno dell’Ufficio Tecnico Comunale, ma, essendo appunto web, altri uffici della PA, non comunali, spesso chiamati ad esprimere pareri su procedimenti edilizi, possono utilizzare Archiweb in Conferenze di servizio virtuali, entrando anche loro nello schema di workflow del processo della pratica.
Sempre per cercare di rendere semplice l’utilizzo dei workflow, ArchiWeb viene fornito con alcuni iter burocratici già predefiniti, dei modelli che possono essere quindi utilizzati così come sono o, nel caso non rispondessero alle specifiche esigenze del Comune, possono essere modificati e personalizzati in maniera semplice e veloce. Si crea quindi un vero e proprio archivio di iter procedurali che, all’atto di creazione di una pratica, viene utilizzato per scegliere l’iter burocratico da associarle.
Un primario aspetto che è stato curato in questa nuova versione del prodotto per la gestione delle pratiche edilizie è che una pratica edilizia ha le stesse caratteristiche sia che sia presentata in un Comune con un solo tecnico comunale, che in una Metropoli con un ufficio tecnico di centinaia di funzionari. Stessa pratica, ma modalità di gestione completamente diversa. La differenza di istruttoria non dipende esclusivamente dal tipo di pratica, ma anche dalla struttura e funzionalità dell’ufficio che la deve istruire. Archiweb è stato progettato in modo da potersi calare in ogni struttura e operare come la struttura decide di organizzarsi.
Un secondo principio che ha condizionato la riscrittura del software è stato quello di pensare alla pratica edilizia completamente in digitale, con tutte le sfaccettature operative che ne derivano, dall’importazione dal portale, al protocollo, alla consegna virtuale agli uffici interessati, all’emissione dei provvedimenti, all’archiviazione digitale di elaborati e provvedimenti.
La gestione puntuale del processo tramite workflow, il seguire la pratica attraverso una struttura della PA non solo a livello comunale, il considerare la pratica esclusivamente in digitale, l’utilizzo delle tecnologie più avanzate per la stesura di applicazioni web, hanno fatto sì che ArchiWeb non è una nuova versione di un software client server, ma possa essere considerato come una vera rivoluzione nella produzione di software per la Pubblica Amministrazione, un software che risponde alle sue nuove esigenze e ai principi espressi dalle normative per portare la macchina pubblica verso un suo funzionamento più razionale, più efficiente ed efficace nel passaggio da una burocrazia cartacea e impositiva verso una forma di amministrazione più partecipata e flessibile, sempre però nel rispetto dei principi di legalità e uguaglianza.